Dalam management system, termasuk PSM (Process Safety Management) ada dua aspek yang menjadi tolak ukur keberhasilan implementasinya: Conformance/Compliance dan Performance/Effectiveness. Apa perbedaannya?
Conformance adalah kesesuaian implementasi yang benar-benar terjadi di lapangan dengan apa yang disyaratkan dalam ekspektasi management system. Meskipun tujuan utama Management System bukanlah semata-mata kepatuhan, kesesuaian antara apa yang sebuah organisasi “ucapkan” dan “tetapkan” dalam kebijakan dan manual mereka dengan apa yang mereka lakukan sangatlah penting. Kesesuaian ini menjadi ukuran komitmen para pimpinan perusahaan terhadap nilai yang mereka “declare” mereka anut. Apabila komitmen ini tidak nampak, implementasi pada level pekerja tidak akan efektif karena komitmen pimpinan lah yang menjadi penggerak management system.
Apa perbedaan conformance dan compliance? Conformance sederhananya adalah kesesuaian terhadap suatu rujukan yang bersifat voluntary (artinya perusahaan sendiri yang menetapkan requirement tersebut). Sedangkan compliance sederhananya adalah kepatuhan terhadap sesuatu yang bersifat mengikat seperti peraturan negara, Code yang sudah diadopsi oleh pemerintah, atau persyaratan lain yang wajib dipatuhi.
Aspek berikutnya dalam management system adalah performance/effectiveness. Keduanya merujuk pada segala efek dan hasil dari implementasi management system yang bisa diukur. Bisa jadi sebuah perusahaan memiliki conformance yang baik dalam Process Safety Management Ketika diaudit, namun tetap terjadi insiden integritas aset yang besar. Hal ini dikarenakan performance/effectiveness dari management system bicara tentang kualitas implementasi bukan hanya terjadi/tidaknya sebuah proses sesuai Ekspektasi management system.
Lalu apa peran Leadership dan Management dalam mencapai keduanya? Pertama terkait leadership. Leadership is all about trust, but verify (seperti kata Ronald Reagan). Sebagai leader, kita harus mendelegasikan dan melakukan empowerment Kepada tim dibawah kita untuk melakukan yang benar, setiap waktu bahkan Ketika tidak dalam pengawasan. Namun delegasi saja tidak cukup, secara periodik para pemimpin harus melakukan verifikasi bahwa apa yang didelegasikan berjalan dengan baik dan memberikan feedback atas hasil verifikasinya.
Tidak jarang apa yang terukur dan tertulis di atas kertas berbeda dengan apa yang terjadi di lapangan. Karenanya, salah satu aspek leadership yang penting adalah kesediaan para pimpinan untuk get their hands dirty and verify at site. Verifikasi lapangan bukan hanya baik karena memastikan proses yang diinginkan berjalan, tetapi juga menjadi sarana bagi para pimpinan menunjukkan kepeduliannya terhadap sistem yang mereka pimpin. Salah satu alat paling kuat dalam verifikasi sistem adalah audit. Karenanya leader yang baik bukan hanya menyambut positif audit, melainkan juga meminta agar audit dilakukan. Karena mereka tahu, salah satu tugas utama mereka adalah verifikasi atas proses yang disyaratkan dalam kebijakan dan peraturan perusahaan.
Bagaimana dengan peran management dalam implementasi Management System (MS)? Tugas management adalah melakukan measurement/pengukuran performa dan mengelola performa tersebut. Measurement adalah mengukur efek, record dan data dari implementasi MS. Pengukuran ini ditujukan untuk mencari jalan untuk terus memperbaiki diri (Continuous Improvement). Salah satu ciri management system adalah adanya proses continuous improvement yang bersifat siklus dan berkesinambungan. Sebagai manager, kita harus menetapkan target performa yang ingin kita capai, mengukur sejauh mana performa aktual sesuai dengan target dan berdiskusi dengan tim tentang bagaimana cara untuk terus memperbaiki performa tersebut.
Kemampuan Leadership dan Management para pemimpin dari yang bekerja di site hingga board of director memegang peran penting untuk mendorong implementasi management system dalam perusaahan termasuk PSM.
Ingat dalam management system peran kita sebagai LEADER:
1. Show Care and Emphasize Importance
2. Trust, but Verify
3. Motivate and Give Feedback
Sedangkan Sebagai MANAGER:
1. Set Metrics
2. Measure and Monitor
3. Improve, recognize and reward effort
Hanya dengan melakukan keduanya, verifikasi dan meassurement kita dapat mengetahui seberapa sehat implementasi management system yang sebenarnya di tempat kerja kita. Artinya, hanya bila fungsi leadership dan management tersebut efektif, maka implementasi management system bisa menjadi efektif juga.
Semoga kita semua bisa menjadi LEADER dan MANAGER yang baik dalam implementasi Management System di tempat kerja kita masing-masing.
Adam M Musthafa ST, MT, IPM, CFSP, CCPSC
LebSolution Indonesia